El cuadro de mandos

En anteriores post hemos analizado la parte personal de la Direccion de personas, dentro de las habilidades directivas; ahora nos proponemos hablar de la herramienta que los directivos tienen a su disposicion  para tener un control de las acciones que se estan llevando a cabo.
Tal como deciamos en otras apariciones de este blog, una de las caracteristicas que debe tener todo objetivo es que sea controlable, sin olvidar las otras que vienen a colacion; que este cuantificado y sirva a unos intereses no solo monetarios, y que este relacionado en un tiempo determinado. Pues bien, el cuadro de mandos integral (CMI), o quizas su nombre mas conocido «tableau du bord», es la herrameinta que nos va a ayudar a tener controlado el objetivo.
¿En que consiste esta herramienta?
Esta herramienta puede tener diferentes formas, quizas la mas extendida sea la de un cuadro de mandos similar al tablero de un coche, en donde vemos diferentes relojes con diales que van marcando la situacion sobre diferentes colores, generalmente tres, rojo, amarillo y verde, como los semaforos de trafico.
Sin ambargo, tambien lo podemos hacer partiendo de una simple hoja Excel, en donde, por medio de sus funcionalidades, conseguimos que las «celdas» cambien de color en funcion de unos valores determinados. Para hacer esto se necesita un conocimiento avanzado de esta herramienta de «Microsoft», pero tampoco demasiado; con unas simples pinceladas en el lugar concreto son suficientes.
Los colores hacen referencia a la situacion en la que esta cada dato a estudiar, de modo que verde es correcto, amarillo habra que pensar en ir haciendo algo al respecto y rojo necesita una actuacion inmediata.

¿Que debe incluir en CMI?
Esta es la «pregunta del millon». Un cuadro de mandos debe incluir todo aquello que necesitamos conocer para una gestion diaria de los objetivos planificados, pero  no puede ser un elemento que contenga tanta informacion que nos sea tan complicado entenderlo, o mas que si no lo tuvieramos. Debe contener , pues, aquellos valores que nos son imprescindibles para obtener una vision rapida de la situacion del objetivo, con 5 o 6 datos deberia ser suficiente. Para ello la mejor manera de poder controlar todo de un vistazo es utilizando los llamados «ratios».
¿Que son los ratios?
Un ratio no es mas que el cociente entre dos valores que, generalmente, vendra expresado en porcentaje, pero que tambien puede venir expresado en un numero entero. Asi, un valor deseable de penetracion de mercado puede ser el 35% y un ratio de liquidez ideal deberia ser 1,6.
Existen pues, diferentes tipos de ratios, sobre todo en funcion de que apartado de la empresa estemos controlando; financiero, productivo, comercial, etc…, y cada uno de ellos debera tener una composicion diferente, pero todos serviran a un fin comun, el conocimiento inmeditao de la situacion.
Cada uno de estos ratios será la consecuencia de diferentes mediciones, digamos secundarias, de modo que cuando exista una desviacion sobre el valor previsto de un ratio concreto, se profundizara en el para llegar hasta el punto o puntos que esten provocando la desviacion y, de este modo, poder tomar las medidas necesarias para llevarlo al valor deseado y planificado. Es evidente que estos valores deben venir desde el programa de gestion de la empresa siendo, por tanto, copia fiel de los mismos.
Cada Director comercial, o el Director de cualquier departamento de la empresa; produccion, marketing, finanzas, logistica…, debe confeccionar su propio cuadro de mandos, y el Director General, por supuesto, tambien debe tenerlo con los valores principales extraidos de los anteriores.
El cuadro de mandos, por tanto, tambien forma parte de la estrategia emprendida al realizar la valoracion del objetivo anual (o temporal), y sirve y ayuda a la creacion del mismo ya que podremos ver si estamos olvidando algo o si cualquier cosa planificada esta fuera de lugar. Si decimos que la planificacion de objetivos sirve para trazar el camino en el que trabajar, el cuadro de mandos sirve para conocer  en todo momento si estamos dentro del camino trazado, de la «carretera por la que debemos circular».
Y tu ¿Quieres Vender?
Jose A. Navarro Borcha
www.nnconsultores.com